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Art de vivre, Autour de la table, Occasions spéciales

Quoi faire ou ne pas faire lorsqu’on planifie un événement ? Nos meilleurs trucs dévoilés!

Les occasions pour se réunir et célébrer sont souvent si nombreuses qu’elles s’ajoutent à notre calendrier sans même que l’on ait le temps de cligner des yeux : un 5 à 7 par ci, la fête du petit dernier dans deux semaines, une réunion familiale au chalet, un souper entre amis pour célébrer la nouvelle maison de Thomas et Julie, le shower d’une cousine, etc.

Il arrive aussi parfois (et c’est très bien comme ça) qu’il n’y ait tout simplement pas de «vraie» raison pour célébrer. On se réunit autour d’une belle table garnie parce qu’on a envie de passer du bon temps avec les gens qu’on aime. Voilà tout. Mais la vie étant ainsi faite, nous devons conjuguer responsabilités, travail, obligations, vie familiale, etc., ce qui ne nous permet pas toujours «d’improviser» une soirée entre amis à quelques heures d’avis.

Nous avons donc décidé de vous partager aujourd’hui nos meilleurs trucs afin de faciliter l’organisation de votre événement, quel qu’il soit. Le jour venu, vous pourrez ainsi profiter de la présence de vos invités tout au long de la réception, et ce, l’esprit tranquille. Il n’y a qu’un seul mot à retenir : la planification! (C’est le temps de prendre des notes!)

Le  plan de match

Le plan de match

Avant même de commencer la préparation de votre événement, qu’il s’agisse d’un souper, d’un pique-nique, d’une épluchette de blé d’Inde ou d’un anniversaire, vous devez vous poser plusieurs questions afin de prendre les bonnes décisions en fonction de vos invités et du type de rassemblement que vous souhaitez organiser. Les voici :

  • Quelle est l’occasion pour laquelle vous vous rassemblez?
  • À quel moment et quel jour se tiendra l’événement?
  • Où aura lieu cette activité?
  • Qui seront vos invités?

Et finalement, une dernière question importante à vous poser afin d’éviter les mauvaises surprises dans votre compte en banque : quel est votre budget pour la réalisation de cet événement?

Une fois ces questions répondues, vous pourrez ainsi mieux planifier votre événement et vous concentrer sur ce dernier sans stress.

Les «bonnes manières» ou l’art de recevoir

Comment organiser une réception

À quel moment faut-il envoyer les invitations? Que faire si les invités ne se connaissent pas tous? Quels plats servir, dans quel ordre et à quel moment? Les invités seront-ils rassasiés?

Les avis sur l’art de bien recevoir sont différents et souvent très subjectifs. L’étiquette peut donc s’avérer être un véritable casse-tête pour tout bon hôte. Voici donc notre bref aide-mémoire des choses à faire et ne pas faire dans la planification d’un événement :

  • Tentez, dans la mesure du possible, d’envoyer vos invitations 3 semaines (4 serait l’idéal) à l’avance. L’agenda de vos invités étant probablement aussi chargé que le vôtre, ceux-ci ne pourront que vous remercier de vous y prendre d’avance. Ils pourront réserver leur plage horaire en conséquence. Attention : une invitation envoyée trop tôt risque de tomber dans l’oubli.
  • Advenant le cas où un invité déclinait votre invitation à quelques jours de l’événement, n’invitez pas des invités apparaissant sur votre deuxième liste. Ils sauront qu’ils n’étaient pas dans vos premiers choix et cela pourrait les blesser.
  • Tout au long de l’événement, veillez à ce que vos invités échangent entre eux et que personne ne soit mis de côté. Pour ce faire, par exemple, introduisez une anecdote avec votre amie Catherine dans une conversation. Présentez-là à Patrice, le coéquipier de votre conjoint. Il vous semble qu’ils se soient déjà rencontrés? Dans le doute, réofficialiser les présentations! L’essentiel est de mettre tout ce beau monde à l’aise et confortable afin que chacun puisse passer un bon moment.  
  • Côté menu, soyez prévoyant et pensez servir des aliments qui se consomment facilement et qui ne sont pas «antisociaux». Lire ici : pas de soupe à l’oignon ni de sauce à l’ail. Personne n’a envie de discuter avec une personne qui a mauvaise haleine! Ce genre de règle non écrite est importante à respecter. Mettez à la disposition de vos invités des serviettes de table, des verres et de l’eau fraîche.
  • Prévoyez tout dans les moindres détails : en donnant à vos invités un maximum d’informations d’avance, vous éviterez d’avoir à gérer mille et un imprévus le jour de l’événement. Votre adresse, les détails pour le stationnement, le plan pour s’y rendre, le plan de match de la soirée, etc. Vous prévoyez prendre l’apéro dehors, sur la terrasse ou dans la piscine? Ou encore terminer la soirée autour d’un feu de camp? En étant informés, vos amis penseront à apporter leur serviette, leur maillot de bain ou encore une petite veste.

La température ne fait parfois qu’à sa tête : pensez prévoir un plan B advenant une averse ou un orage lors de votre pique-nique dans la cour! En établissant ainsi une ou plusieurs alternatives à votre plan initial, vous éliminez le stress de l’imprévu et vous vous assurez que votre événement soit une réussite.

Rappelez-vous : la perfection n’existe pas. Les imprévus et la spontanéité donnent souvent lieu à de merveilleux souvenirs. Être un bon hôte, c’est d’abord et avant tout mettre son coeur sur la table pour réunir les gens que l’on apprécie afin de célébrer et créer un moment unique où chacun se sent bien. Pas de panique! Inspirez, expirez, puis rappelez-vous ces quelques astuces lors de la planification de votre prochain événement.

Bonne réception!

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